Vergleich
SecurityOS statt Excel
Excel ist vertraut und schon bezahlt. Doch Dienstpläne, Wachbücher, Nachweise und Rechnungen in getrennten Dateien kosten jede Woche Stunden – und bergen Risiken, wenn ein Auftraggeber oder der Zoll nachfragt.
| Aufgabe | Excel & Papier | SecurityOS |
|---|---|---|
| Dienstplan | Tabelle je Woche, Konflikte prüft man selbst | Prüft Überschneidungen, Urlaub, Krankheit, Ruhezeit und Nachweise automatisch |
| Mitarbeiter informieren | PDF per WhatsApp oder Aushang | App mit „Meine Schichten“, Bestätigung und Push |
| Schichttausch | Telefon und Nachrichten | Schichtbörse mit Bestätigung durch die Einsatzleitung |
| Wachbuch | Papier oder Datei – jederzeit änderbar | Revisionssicher per Hash-Kette, vom Handy aus |
| Kontrollgänge | Unterschriften auf Laufzetteln | QR-Scan mit Uhrzeit, Sollzeiten und automatischer Meldung bei Lücken |
| Notruf & Alleinarbeit | Nicht abbildbar | SOS mit Standort, Sicherheitsabfragen, Eskalationskette |
| Nachweise & Bewacherregister | Liste mit Ablaufdaten, wenn jemand daran denkt | Personalakte mit Erinnerungen und Planungssperre |
| Zeiterfassung | Stundenzettel abtippen | Stempeln per App, Ist gegen Soll, Lohn-Export |
| Rechnungen | Word-Vorlage, Stunden abschreiben, keine E-Rechnung | Aus Stunden erzeugt, XRechnung/ZUGFeRD, DATEV, Mahnwesen |
| Berichte für Auftraggeber | Von Hand zusammenstellen | Automatische Berichte und Kundenportal |
| Zugriffsrechte & Datenschutz | Wer die Datei hat, sieht alles | Rollen, Zwei-Faktor, Audit-Log, AV-Vertrag |
| Kosten | Lizenz meist vorhanden | Ab 29 € im Monat – spart dafür Arbeitszeit |
Häufige Fragen
Wann reicht Excel noch aus?
Wenn Sie allein oder mit ein, zwei Aushilfen ein einzelnes Objekt betreuen, keine Kontrollgänge nachweisen müssen und kaum Rechnungen schreiben. Sobald mehrere Objekte, wechselnde Schichten oder Auftraggeber mit Nachweispflichten dazukommen, kostet Excel mehr Zeit als es spart.
Wie lange dauert der Umstieg?
Meist einen Nachmittag: Mitarbeiter, Kunden, Objekte und Kontrollpunkte laden Sie per Excel-Import hoch, SecurityOS zeigt vorher eine Vorschau. Danach laden Sie Ihr Team ein und planen die erste Woche.
Kann ich meine Excel-Listen weiterverwenden?
Ja, als Grundlage für den Import. Spalten ordnen Sie beim Hochladen zu – eine feste Vorlage ist nicht nötig.
Was kostet der Test?
Nichts. 14 Tage mit allen Funktionen, ohne Zahlungsdaten und ohne automatische Verlängerung.