Ausschreibungen im Sicherheitsdienst gewinnen: Anforderungen und Tipps

Wie Vergaben ablaufen

Öffentliche Auftraggeber schreiben über Vergabeplattformen aus. Unterhalb der EU-Schwellenwerte gelten die nationalen Regeln (zum Beispiel die Unterschwellenvergabeordnung bzw. die Landesvergabegesetze), darüber das europäische Vergaberecht. Sicherheitsdienstleistungen zählen dabei zu den sogenannten besonderen Dienstleistungen, für die ein höherer EU-Schwellenwert gilt (derzeit 750.000 € netto).

Typische Verfahren sind die öffentliche Ausschreibung bzw. das offene Verfahren und die beschränkte Ausschreibung mit Teilnahmewettbewerb. Fristen sind verbindlich – verspätete Angebote werden ausgeschlossen.

Diese Unterlagen werden fast immer verlangt

• Erlaubnis nach § 34a GewO
• Nachweis der Betriebshaftpflicht mit den Mindestdeckungssummen nach § 14 BewachV (derzeit 1 Mio. € für Personenschäden, 250.000 € für Sachschäden, 15.000 € für das Abhandenkommen bewachter Sachen und 12.500 € für reine Vermögensschäden) – oft auch höhere Summen
• Unbedenklichkeitsbescheinigungen von Finanzamt, Krankenkassen und Berufsgenossenschaft
• Eigenerklärungen, etwa zu Ausschlussgründen, Mindestlohn und Tariftreue
• Referenzen vergleichbarer Aufträge
• Qualifikationsnachweise des eingesetzten Personals (§ 34a-Unterrichtung oder Sachkundeprüfung, Erste Hilfe)
• Zertifizierungen, zum Beispiel nach DIN 77200 oder ISO 9001

Bestbieter statt Billigstbieter

Immer mehr Auftraggeber bewerten nicht nur den Preis, sondern auch Qualität: das Sicherheitskonzept, die Qualifikation des Personals, Einarbeitung, Vertretungsregelungen, Dokumentation und Erreichbarkeit. Die DIN 77200 empfiehlt ausdrücklich, nach dem wirtschaftlichsten statt dem billigsten Angebot zu vergeben.

Ein schlüssiges Konzept mit konkreten Abläufen – Kontrollgänge, Meldewege, Alarmierung, Berichte – ist hier oft entscheidend.

Realistisch kalkulieren

Ein zu niedriger Preis führt zu Verlusten oder zum Ausschluss wegen eines ungewöhnlich niedrigen Angebots. Kalkulieren Sie den Stundenverrechnungssatz aus Tariflohn, Zuschlägen, Lohnnebenkosten, Urlaubs- und Krankheitsausfall, Einarbeitung, Ausrüstung, Verwaltung und Gewinn – und dokumentieren Sie die Kalkulation, damit Sie sie auf Nachfrage erklären können.

Checkliste vor der Abgabe

1. 1Leistungsbeschreibung und Bewertungskriterien genau lesen – alle geforderten Nachweise auflisten.
2. 2Unterlagen auf Aktualität prüfen (Unbedenklichkeitsbescheinigungen, Versicherung, Zertifikate).
3. 3Konzept auf das konkrete Objekt zuschneiden, nicht kopieren.
4. 4Preisblatt vollständig ausfüllen, Kalkulation plausibilisieren.
5. 5Fristen und Form der Abgabe einhalten (meist elektronisch über die Vergabeplattform).

Wie SecurityOS hilft

Mit der DIN-77200-Nachweismappe, der Personalakte mit allen Qualifikationsnachweisen, der Kalkulation des Stundenverrechnungssatzes und revisionssicheren Kontroll- und Vorfallberichten haben Sie die wichtigsten Belege für Ausschreibungen jederzeit griffbereit. Im Betrieb zeigen Kundenportal und automatische Berichte Ihren Auftraggebern, was geleistet wurde.

Häufige Fragen