Finanzen
E-Rechnungspflicht für Sicherheitsdienste: Fristen und Formate
Stand 09.10.2026 6 Min. Lesezeit
Mit dem Wachstumschancengesetz wird die elektronische Rechnung zwischen Unternehmen in Deutschland zur Pflicht. Für Sicherheitsdienste, die überwiegend Firmenkunden, Hausverwaltungen und öffentliche Auftraggeber betreuen, betrifft das nahezu jede Rechnung. Die wichtigsten Fristen laufen jetzt ab.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das maschinell gelesen werden kann und der europäischen Norm EN 16931 entspricht. Typische Formate sind XRechnung und ZUGFeRD (ab Version 2.0.1, passende Profile).
Eine PDF-Datei per E-Mail ist ausdrücklich keine E-Rechnung mehr, sondern eine „sonstige Rechnung“.
Die Fristen im Überblick
- Seit 1. Januar 2025: Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können.
- Bis 31. Dezember 2026: Papier- und PDF-Rechnungen sind im B2B-Bereich noch zulässig (PDF mit Zustimmung des Empfängers).
- Bis 31. Dezember 2027: Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz bis 800.000 € dürfen weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen ausstellen.
- Ab 1. Januar 2028: E-Rechnungen sind für alle inländischen B2B-Umsätze Pflicht.
Ausnahmen gelten unter anderem für Kleinbetragsrechnungen bis 250 € und für Rechnungen an Privatpersonen. Öffentliche Auftraggeber verlangen die XRechnung oft schon heute.
Was bedeutet das für Sicherheitsdienste?
Wer mehr als 800.000 € Umsatz im Vorjahr hatte, muss ab 1. Januar 2027 E-Rechnungen ausstellen. Kleinere Betriebe haben ein Jahr länger Zeit – sollten aber nicht warten: Viele Auftraggeber, vor allem Behörden und größere Unternehmen, stellen ihre Rechnungseingänge bereits jetzt auf E-Rechnungen um.
Wichtig ist außerdem die Archivierung: E-Rechnungen müssen im Originalformat revisionssicher aufbewahrt werden (GoBD).
In vier Schritten umstellen
- 1Stammdaten prüfen: Steuernummer bzw. USt-IdNr., Bankverbindung, vollständige Anschrift Ihrer Kunden.
- 2Bei öffentlichen Auftraggebern die Leitweg-ID erfragen.
- 3Software wählen, die XRechnung bzw. ZUGFeRD erzeugt und Rechnungen GoBD-konform speichert.
- 4Mit dem Steuerbüro klären, wie die Daten übergeben werden – zum Beispiel per DATEV-Export.
Wie SecurityOS hilft
SecurityOS erzeugt Rechnungen als XRechnung und ZUGFeRD direkt aus Angeboten oder automatisch aus den geleisteten Stunden. Storno-Belege entstehen nach GoBD als eigener Beleg, der DATEV-Export geht ans Steuerbüro, und mit Lexoffice lassen sich Rechnungen übertragen.
Häufige Fragen
Ist eine PDF-Rechnung per E-Mail eine E-Rechnung?
Nein. Eine E-Rechnung muss strukturiert und maschinenlesbar nach EN 16931 sein, etwa XRechnung oder ZUGFeRD. Eine reine PDF ist eine „sonstige Rechnung“.
Ab wann muss mein Sicherheitsdienst E-Rechnungen ausstellen?
Bei mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz ab 1. Januar 2027, sonst spätestens ab 1. Januar 2028. Empfangen können müssen Sie E-Rechnungen schon seit 2025.
Gilt die Pflicht auch für Rechnungen an Privatkunden?
Nein, die Pflicht betrifft Umsätze zwischen inländischen Unternehmen.
Was ist eine Leitweg-ID?
Eine Kennung, die öffentliche Auftraggeber für die Zustellung von XRechnungen vorgeben. Sie erhalten sie vom jeweiligen Auftraggeber.
Dieser Artikel gibt einen allgemeinen Überblick (Stand 09.10.2026) und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Maßgeblich sind die jeweils geltenden Gesetze und Verordnungen.